1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

, handelend onder de naam , gevestigd aan , ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer .

Vragen over privacy gaan naar . Je krijgt binnen 30 dagen antwoord, meestal veel eerder.

2. Welke gegevens bewaren we?

Om je te laten inloggen:

• je e-mailadres;
• je wachtwoord, maar alleen als versleutelde afdruk. Wij kunnen het niet uitlezen en niemand anders ook;
• het moment waarop je akkoord ging met deze verklaring.

Wat je zelf invult:

• de antwoorden in het boek: je levensverhaal, je familie, je wensen rond afscheid, praktische zaken;
• documenten die je uploadt, zoals een kopie van je testament of polissen;
• de naam en contactgegevens van je vertrouwenspersoon.

Een deel hiervan is wat de wet bijzondere persoonsgegevens noemt: gegevens over gezondheid, geloof of afkomst. Die vraagt het boek nadrukkelijk niet uit nieuwsgierigheid, maar omdat je nabestaanden ze nodig hebben. Je bepaalt zelf of je ze invult, en je kunt ze op elk moment weer weghalen.

Als je een abonnement neemt:

• je betaalgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe. Wij zien je kaartnummer nooit. Wij bewaren alleen een klantnummer van Stripe en tot wanneer je abonnement loopt;
• de gegevens op je factuur, omdat de Belastingdienst dat verplicht.

Wat we bewust níét vragen:

• je burgerservicenummer. In het papieren boek staat dat veld wel; online hoort het niet thuis;
• wachtwoorden van je bank, e-mail of sociale media. We vragen alleen waar ze veilig liggen en wie erbij mag;
• gegevens voor advertenties. Er staat geen enkele volgtechniek van een advertentiebedrijf in deze app.

3. Waarom mogen we dat bewaren?

De wet noemt dit de grondslag. Wij gebruiken er vier:

• Om onze afspraak na te komen. Zonder je e-mailadres kun je niet inloggen en zonder opslag is er geen boek. (Artikel 6 lid 1 sub b AVG.)
• Jouw uitdrukkelijke toestemming voor de bijzondere gegevens die je invult. Die geef je bij het aanmaken van je account, en je kunt hem altijd intrekken door die antwoorden te wissen of je account te verwijderen. (Artikel 9 lid 2 sub a AVG.)
• Ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en werkend te houden: foutmeldingen, inlogpogingen, misbruik tegengaan. (Artikel 6 lid 1 sub f AVG.)
• Een wettelijke plicht om onze administratie zeven jaar te bewaren. (Artikel 6 lid 1 sub c AVG.)

4. Je legt ook gegevens van anderen vast

Dit is het punt dat de meeste mensen over het hoofd zien, en daarom staat het hier apart.

In dit boek noteer je onvermijdelijk gegevens van anderen: de namen en telefoonnummers van je kinderen, wie je vertrouwenspersoon is, wie je liever niet bij je afscheid ziet, soms iets over de gezondheid of geschiedenis van een familielid.

Zo gaan wij daarmee om:

• die gegevens zijn uitsluitend voor jou zichtbaar. De database weigert ze aan iedereen die niet als jou is ingelogd - ook aan ons;
• wij gebruiken ze nergens voor. Niet om iemand te benaderen, niet voor analyse, niet voor reclame;
• wij verstrekken ze niet aan derden, ook niet aan de persoon zelf, tenzij de wet ons daartoe verplicht;
• jij bent degene die bepaalt wat je opschrijft. Schrijf over anderen zoals je zou willen dat er over jou geschreven wordt, en blijf bij wat nodig is voor je nabestaanden.

Sta jij in iemands boek en wil je dat weten?

Neem contact op via . Wij doen dan het volgende:

1. we bevestigen je bericht binnen vijf werkdagen en vragen je om je te identificeren;
2. we kunnen technisch niet in andermans boek kijken. Wat we wél kunnen: de betrokken gebruiker op de hoogte stellen van jouw verzoek en hem wijzen op zijn plicht om daaraan gehoor te geven;
3. we reageren binnen 30 dagen, en leggen uit wat we hebben gedaan en waarom;
4. ben je het oneens met de uitkomst, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie punt 10).

5. Wie kan er nog meer bij?

Niemand kan je antwoorden lezen behalve jij. Dat is geen belofte maar een instelling in de database: elke opvraging wordt getoetst aan wie er is ingelogd, en aanvragen van een ander account worden geweigerd.

Ook wij kunnen ze niet lezen. Onze eigen toegang tot de inhoud hebben we eraf gehaald, net als die van de programma's die de betaling en het opheffen van een account regelen. Om de dienst te runnen kijken wij in een overzicht dat laat zien hoeveel vragen iemand heeft ingevuld en of zijn abonnement loopt; daar staat geen letter in van wat mensen geschreven hebben.

Na elke wijziging aan de app draaien wij een reeks van vierentwintig controles met drie proefgebruikers, waaronder iemand die actief probeert bij een ander te komen. Wat een database beheert kan er in theorie altijd bij, zoals bij elke online dienst; daarom is die dagelijkse toegang er weg en werken wij met dat overzicht.

Om de dienst te laten draaien werken we samen met vier bedrijven. Met elk daarvan hebben wij een verwerkersovereenkomst, waarin staat dat zij jouw gegevens alleen voor ons mogen gebruiken:

• Supabase - de database en de opslag van je documenten. Servers in Stockholm, Zweden.
• Netlify - levert de website zelf aan je browser. Ziet je antwoorden niet.
• Stripe - verwerkt de betaling van je abonnement. Ziet je antwoorden niet.
• Brevo - verstuurt onze e-mail: je welkomstbericht en de link waarmee je een nieuw wachtwoord kiest. Krijgt daarvoor je e-mailadres en de tekst van dat bericht. Ziet je antwoorden niet. Frans bedrijf, servers binnen de Europese Unie.

Je antwoorden en documenten blijven binnen de Europese Unie. Stripe verwerkt betaalgegevens ook in de Verenigde Staten; dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework.

6. Hoe lang bewaren we het?

• Je boek en je documenten: zolang je je account houdt. Verwijder je je account, dan zijn ze direct weg.
• Reservekopieen: die houden wij op dit moment niet. Verwijder je iets, dan is het meteen weg, ook bij ons. Dat is prettig voor je privacy en onprettig als je je vergist, dus download af en toe je eigen kopie.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat eist. Dit staat los van je boek.
• Technische logboeken: maximaal 90 dagen.

7. Wat zijn jouw rechten?

De privacywet geeft je zeven rechten. Voor de meeste hoef je ons niet eens te mailen - ze zitten in de app zelf.

• Inzage. Je ziet je antwoorden altijd; ze staan gewoon in het boek.
• Aanpassen. Overschrijf wat er staat; het wordt direct bewaard.
• Verwijderen. Onder Mijn gegevens staat een knop waarmee je je account en alles erin definitief wist.
• Meenemen. Onder Mijn gegevens download je alles in één bestand, leesbaar zonder deze app.
• Beperken en bezwaar maken. Mail ons; we leggen de verwerking dan stil zolang we het uitzoeken.
• Toestemming intrekken. Dat kan altijd, en het geldt vanaf dat moment. Wat je eerder invulde was tot dan toe rechtmatig bewaard.
• Klagen. Zie punt 10.

8. Hoe is het beveiligd?

• al het verkeer tussen jouw apparaat en de kluis is versleuteld (https);
• de database versleutelt wat er op de schijf staat;
• elke opvraging wordt op rijniveau getoetst aan wie er is ingelogd (row level security). Er is geen achterdeur;
• je documenten staan in een map die op jouw gebruikersnummer is afgesloten. Links naar een document zijn tijdelijk en verlopen vanzelf;
• wij bewaren geen wachtwoorden van andere diensten en geen BSN, juist omdat je niet kunt lekken wat je niet hebt.

Gaat er ondanks alles iets mis en loopt daardoor risico voor jou, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren wij jou zonder onnodige vertraging.

9. Cookies

Deze app plaatst geen advertentie- of volgcookies, en gebruikt geen Google Analytics. Wat er wél op je apparaat staat is technisch noodzakelijk: je inlogsessie, zodat je niet bij elke pagina opnieuw moet inloggen, en een kopie van je laatste antwoorden zodat je verder kunt als je even geen internet hebt. Daarvoor is geen toestemming vereist, en je verwijdert het door uit te loggen of je browsergegevens te wissen.

10. Niet tevreden?

Mail eerst ons via . Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon 088 - 1805 250, of via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan deze verklaring, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten via het e-mailadres van je account. De datum bovenaan geeft aan welke versie geldt.

12. Tot slot

Wat je in dit boek vastlegt is geen juridisch document. Het geeft jouw wensen weer en helpt je nabestaanden, maar het vervangt geen testament, notaris of financieel advies. Zie ook de algemene voorwaarden.